Een bestelling komt binnen in de webshop en wordt overgetypt in de boekhouding. De uren staan in de planning en gaan met de hand naar de facturatie. Het adres wijzigt in het ene pakket en moet ook nog in het andere.
Herkenbaar? Dan heeft u twee systemen die niet met elkaar praten, en bent u zelf de verbinding ertussen. Dat werk valt nauwelijks op, want het hoort er al jaren bij. Maar het is elke dag hetzelfde kwartier, of uur, en het stopt nooit vanzelf.
Wat dat overtypen werkelijk kost
De tijd is het zichtbare deel. Wie elke werkdag een half uur overtypt, is op jaarbasis ruim drie werkweken kwijt aan werk dat een computer kan doen.
Het onzichtbare deel is minstens zo duur. Overtypen gaat een keer fout: een verkeerd bedrag, een oud adres, een vergeten regel. Zo'n fout kost niet alleen hersteltijd, maar ook het vertrouwen van de klant die er last van had. En omdat het werk moet gebeuren wanneer het zich aandient, gebeurt het vaak op de rand van de dag (na sluitingstijd, in het weekend), precies de uren die u liever anders besteedt.
Wat een koppeling eigenlijk is
De meeste moderne pakketten hebben een zogeheten API. Dat is een loket waar andere software gegevens mag ophalen of afleveren, zonder dat er een mens aan te pas komt. Een koppeling is een stukje software dat bij het ene systeem door dat loket naar binnen gaat, de gegevens ophaalt en ze bij het andere systeem netjes aflevert. Automatisch, op vaste momenten of direct wanneer er iets verandert.
Er zijn twee smaken. Soms bieden de twee pakketten samen al een kant-en-klare koppeling aan; dan is het een kwestie van aanzetten en goed instellen. Zo niet, dan bouwen wij de verbinding op maat. Dat tweede klinkt groter dan het is: een koppeling is een afgebakend stuk software met één taak, geen compleet nieuw systeem.
Wanneer koppelen loont, en wanneer niet
De afweging is simpeler dan hij lijkt: hoe vaak gebeurt het, en hoeveel tijd kost het per keer?
Dagelijks overtypwerk verdient zichzelf vrijwel altijd terug. Een handeling die één keer per kwartaal voorkomt vrijwel nooit; dan is een export en een import, of gewoon overtypen, de verstandigere keuze. Wij zeggen dat er ook bij als u ons belt. Een koppeling bouwen die minder oplevert dan hij kost, daar heeft niemand iets aan.
Wat de afweging nog wel eens kantelt: het gaat zelden om één stroompje. Wie eenmaal kijkt waar gegevens met de hand van het ene naar het andere systeem gaan, vindt er meestal meer dan één. Drie kleine stroompjes samen rechtvaardigen wat één stroompje alleen niet doet.
Uit de praktijk: elke avond de verkopen overtypen
De webshop van Tjeu van de Meulengraaf mensport draaide prima, maar de winkelverkopen werden elke avond met de hand overgetypt in de administratie. Bij het opnieuw opbouwen van de webshop hebben wij een kassamodule gebouwd die de winkel- en webverkopen in één administratie samenbrengt. Er verdween twee uur per dag aan administratie.
Twee uur per dag is het cijfer dat blijft hangen, maar de grootste winst zat in het werken zelf: winkel en webshop lopen nu als één geheel, verkopen staan meteen goed in de administratie en de werkdag eindigt niet meer met overtypwerk. Handiger werken en een vloeiender geheel dus, met de tijdwinst als bijvangst. Dat was er nooit uitgekomen als de vraag "kan de webshop sneller?" niet was doorgevraagd naar hoe het werk er dagelijks uitzag. Hoe zo'n traject eruitziet en wat wij zoal koppelen, staat op koppelingen en integraties.
Veelgestelde vragen
Kunnen mijn huidige pakketten dit al?
Vaak wel, gedeeltelijk. Veel pakketten adverteren met honderden koppelingen, maar of de koppeling die ú nodig heeft erbij zit, en of die precies doet wat u verwacht, blijkt pas als iemand het uitzoekt. Dat uitzoeken is de eerste stap, en die doen wij voordat er iets gebouwd wordt.
Moet mijn softwareleverancier meewerken?
Meestal niet actief. Als het pakket een API heeft, staat het loket er al en mogen wij daar met uw toestemming gebruik van maken. Heeft een pakket géén API, dan wordt het lastiger en soms onmogelijk; ook dat hoort u dan gewoon vooraf.
Wat als één van de twee systemen verouderd is?
Dan kijken we eerst of dat systeem nog wel de moeite van het koppelen waard is. Soms is de koppeling het duwtje om een verouderd pakket te vervangen door iets dat wél meewerkt. Dat is een afweging die we samen maken, niet een verkoopkans die we pakken.
Wat kost een koppeling?
Daar geven wij geen vanafprijs voor, om een simpele reden: het hangt vrijwel volledig af van wat de twee pakketten aan hun kant al kunnen. Na het eerste gesprek en een blik op beide systemen kunnen we het wél concreet maken, en dat gesprek kost u niets.