Uw systemen laten praten, zodat u niets meer overtypt
Bijna elk bedrijf werkt met meerdere systemen: een webshop, een boekhoudpakket, een CRM, een voorraadsysteem, een kassa. Los werkt elk pakket prima. Het probleem zit ertussen. Iemand haalt een bestelling uit het ene systeem en typt hem over in het andere. Elke dag opnieuw, met elke keer de kans op een tikfout.
Een koppeling laat die systemen rechtstreeks met elkaar praten. Wat in het ene systeem gebeurt, komt automatisch in het andere terecht. Het overtypen verdwijnt, en daarmee ook de fouten die erbij horen.
Wat wij koppelen
Webshop en boekhouding
Bestellingen die automatisch als factuur in uw administratie komen, zonder overtypen.
Kassa en webshop
Verkoop in de winkel en online in één overzicht, zodat voorraad en cijfers kloppen.
CRM en de rest
Klantgegevens die overal actueel zijn, ingevoerd op één plek in plaats van op drie.
Voorraad en verkoop
Verkocht is afgeboekt, zodat u niet verkoopt wat niet meer op de plank ligt.
Externe partijen via hun API
Betaalproviders, verzenddiensten, leveranciers, boekhoudsoftware. Als een pakket een koppeling toelaat, kunnen we er meestal iets mee.
Losse handelingen die nu handwerk zijn
Terugkerende stappen die niets met elkaar te maken lijken te hebben, maar die u wel elke week tijd kosten.
Waar u een koppeling aan herkent
- U typt gegevens over van het ene systeem naar het andere. Bestellingen, facturen, adressen, uren.
- Dezelfde gegevens staan op meerdere plekken, en u weet niet altijd welke de juiste is.
- Er glippen fouten doorheen omdat het handwerk is: een verkeerd bedrag, een vergeten order.
- Een medewerker is een paar uur per dag bezig met werk dat eigenlijk automatisch zou kunnen.
- Uw pakketten bieden een koppeling aan, maar niemand heeft hem ingericht, of ze praten net niet de taal die u nodig heeft.
Wat dat dagelijkse overtypen werkelijk kost en hoe zo'n koppeling in de praktijk uitpakt, leest u in de blog twee systemen die niet met elkaar praten.
Eerst kijken of het kan, en of het loont
Niet elke koppeling is mogelijk, en niet elke mogelijke koppeling is de moeite waard. Of het kan, hangt af van wat uw pakketten toelaten: biedt een systeem een nette API of exportmogelijkheid, dan is er veel mogelijk; is het een gesloten pakket, dan zijn de opties beperkter. Dat zoeken we uit voordat we een voorstel doen, niet erna.
En of het loont, hangt af van hoeveel tijd het handwerk u nu kost. Bespaart een koppeling tien minuten per maand, dan is hij het bouwen niet waard. Verdwijnt er een paar uur per week aan overtypen, dan verdient hij zichzelf snel terug. Wij rekenen dat liever vooraf met u door dan dat u achteraf ontdekt dat de winst tegenviel.
De grootste winst zit vaak in wat u niet had bedacht
Klanten komen bij ons met één concrete koppeling in gedachten. Vaak blijkt tijdens het gesprek dat er meer te winnen valt, op plekken waar ze zelf niet naar keken, simpelweg omdat ze niet wisten dat het kon.
Een patroon dat vaak terugkomt: een ondernemer vraagt om één koppeling, en tijdens het gesprek blijkt dat dezelfde gegevens nog op een derde plek met de hand worden bijgehouden, of dat het echte tijdverlies ergens anders zit dan waar de vraag over ging. Door dat mee te nemen verdwijnt er meer overtypwerk dan waar de opdracht om begon.
Handelingen die u al jaren doet voelen niet als een probleem; ze horen er gewoon bij. Pas als iemand meekijkt die honderden van dit soort processen heeft gezien, wordt zichtbaar wat er automatisch kan.
Wat het kost
Wat een koppeling kost, hangt sterk af van de systemen: een pakket met een nette API is zo aangesloten, een koppeling tussen twee eigenzinnige systemen vraagt meer werk. Daarom noemen we hier geen vanafprijs die toch niet klopt met uw situatie. U krijgt een prijs vooraf, zodra we weten om welke systemen het gaat.
Wat we wél kunnen zeggen: een koppeling is vaak kleiner en goedkoper dan een volledige applicatie. Ter vergelijking, een maatwerkapplicatie begint bij ons rond €2.500 voor een eerste werkende versie; een op zichzelf staande koppeling kan daaronder liggen. Alle bedragen die we wel noemen, staan op tarieven.
De eerste vraag die we samen beantwoorden is niet "wat kost het", maar "hoeveel tijd levert het op". Uit dat antwoord volgt vanzelf of het de investering waard is.
Veelgestelde vragen
Werkt een koppeling met mijn huidige pakket?
Meestal wel, maar het hangt af van wat uw pakket toelaat. Biedt het een API of een fatsoenlijke export, dan is er veel mogelijk. Dat zoeken we uit voordat we een voorstel doen.
Wat als een van mijn systemen geen koppeling ondersteunt?
Dan zijn er soms omwegen (bijvoorbeeld via een export of een tussenstap), en soms is de nuchtere conclusie dat het niet loont. Wij zeggen welke van de twee het is.
Moet ik mijn huidige systemen vervangen?
Meestal niet. Vaker bouwen we iets ertussen of ernaast, zodat wat werkt kan blijven werken.
Kan ik dit niet zelf met een koppeldienst regelen?
Voor eenvoudige gevallen kan dat prima, en dan moet u dat ook doen. Zodra er uitzonderingen in zitten die per geval anders lopen, wordt zo'n dienst lastiger te onderhouden dan iets dat voor u is gemaakt.
Typt u gegevens over die ergens al staan?
Bel of mail gerust. We kijken samen welke systemen u gebruikt en waar de tijd verdwijnt. Blijkt een koppeling het niet waard, dan hoort u dat ook.