Software die zich aanpast aan uw bedrijf, niet andersom
“Er is vast wel een pakket voor, maar niets past echt.” Met die zin komen de meeste ondernemers bij ons binnen. Wat volgt is een werkwijze die zich naar de software heeft gevormd in plaats van andersom — met losse Excel-bestanden ernaast om de gaten te vullen, en een medewerker die gegevens van het ene systeem naar het andere overtypt.
Maatwerk betekent dat de software doet wat u al doet, alleen sneller en zonder fouten. Bij Tjeu van de Meulengraaf verdween daarmee ongeveer twee uur avondwerk per dag.
De grootste winst zit vaak in wat u nog niet had bedacht
Vrijwel iedereen komt bij ons binnen met één concrete vraag. En vrijwel altijd blijkt tijdens dat eerste gesprek dat er meer te winnen valt — op plekken waar u zelf niet naar keek, simpelweg omdat u niet wist dat het kon.
Een voorbeeld. Tjeu van de Meulengraaf kwam bij ons om zijn webshop te laten vernieuwen. Dat was de vraag, en daar had hij goed over nagedacht.
Tijdens het gesprek kwam iets heel anders boven tafel: elke avond zat hij met frisse tegenzin de verkopen uit zijn winkel handmatig over te nemen in de administratie. Dat hoorde er nu eenmaal bij, vond hij — zo ging het al jaren. Aan tafel bedachten we iets wat nog niet bestond: een afgeschermde ingang tot zijn eigen webshop, alleen voor medewerkers, waarmee een verkoop in de winkel wordt afgerekend alsof het een online bestelling is. Die hebben we op maat gebouwd. Daarmee verdween dat avondwerk volledig: ongeveer twee uur per dag.
Om die oplossing had hij niet gevraagd. Hij wist niet dat het kon, en dus had hij het ook nooit als probleem benoemd.
Dat patroon zien we telkens terug. Handelingen die u al jaren doet, voelen niet als een probleem — ze horen er gewoon bij. Pas wanneer iemand meekijkt die honderden van dit soort processen heeft gezien, wordt zichtbaar wat er automatisch kan.
Daarom is dat eerste gesprek geen verkooppraatje. Het is een inventarisatie: waar gaat uw tijd naartoe, en wat daarvan hoeft niet meer met de hand? Ook als daar geen opdracht uit komt, weet u daarna beter waar uw uren blijven.
Wanneer maatwerk de moeite waard is
Niet elk bedrijf heeft maatwerk nodig. Het loont wanneer u een of meer van deze dingen herkent:
✓
Uw proces wijkt af. Standaardpakketten dekken tachtig procent, en juist die laatste twintig procent maakt uw bedrijf onderscheidend.
✓
U werkt met losse bestanden naast uw systeem. Excel-lijsten die eigenlijk in de software hadden gemoeten.
✓
U betaalt voor functies die u niet gebruikt. Terwijl wat u wél nodig heeft er niet in zit.
✓
Groeien kost onevenredig veel tijd. Dubbel zoveel werk vraagt dubbel zoveel handen, omdat niets is geautomatiseerd.
Wanneer maatwerk juist niet verstandig is
Soms is een bestaand pakket gewoon de betere keuze. Doet uw proces niets bijzonders, bestaat er een pakket dat aantoonbaar past, of is uw budget beperkt terwijl het probleem klein is — dan adviseren wij dat. Maatwerk kost meer dan een abonnement en vraagt onderhoud.
Wij zeggen dat liever tijdens het eerste gesprek dan halverwege een project. Een klant die op de verkeerde plek geld uitgeeft, komt niet terug.
Wat wij bouwen
Boekings- en reserveringssystemen
Beschikbaarheid, bevestigingen, agendakoppelingen en betalingen, afgestemd op hoe u werkelijk plant.
Klantportalen
Waar uw klanten zelf hun gegevens, orders, documenten of voortgang inzien. Scheelt telefoontjes met steeds dezelfde vraag.
Dashboards en rapportages
De cijfers waarop u stuurt, actueel en op één plek, in plaats van verspreid over exports.
Planning en voorraad
Inzicht in wat waar is en wie wanneer beschikbaar is.
De terugkerende handelingen die nu handwerk zijn: offertes, urenregistratie, controles, goedkeuringen.
U krijgt uw eigen proces in kaart
Om software te bouwen die past, moeten wij eerst precies begrijpen hoe het werk bij u loopt: wie doet wat, in welke volgorde, waar komt informatie binnen en waar blijft ze hangen. Dat leggen we vast.
Voor veel ondernemers is dat de eerste keer dat hun werkwijze zwart-op-wit staat. Alleen dat al is waardevol — het maakt inwerken makkelijker, het laat zien waar u kwetsbaar bent als iemand uitvalt, en het maakt duidelijk welke stappen eigenlijk niemand meer kan uitleggen.
En passant komen daar bijna altijd verbeteringen uit die niets met software te maken hebben: handelingen die dubbel worden gedaan, controles die ooit ergens voor waren en nu niet meer, gegevens die op drie plekken worden ingevoerd. Die winst kunt u meteen pakken, los van wat we verder bouwen.
Dat is geen apart adviestraject met een eigen rekening. Het hoort bij het werk: zonder dat inzicht kunnen we niets bouwen dat past.
Klein beginnen, uitbouwen wat werkt
De grootste angst bij maatwerk is een lang, duur project dat aan het eind niet blijkt te doen wat u voor ogen had. Terecht — zo gaat het vaak.
Wij werken daarom in stappen. We beginnen met het onderdeel dat u de meeste tijd of ergernis kost en maken daar een werkende eerste versie van. Die gebruikt u in de praktijk. Wat daar goed werkt, bouwen we uit; wat achteraf minder belangrijk blijkt, laten we staan.
Dat heeft drie voordelen: u investeert gespreid in plaats van in één keer, u heeft eerder iets bruikbaars in handen, en u bepaalt onderweg zelf of doorgaan verstandig is. U weet na een paar weken gebruik bovendien veel beter wat u nodig heeft dan aan het begin, toen u het alleen nog kon bedenken.
Techniek die het over vijf jaar nog doet
U hoeft geen keuzes te maken over techniek — dat is onze zorg. Maar één ding is de moeite van het weten waard: wij bouwen op Laravel, een breed gebruikt en actief onderhouden framework. Dat betekent dat uw applicatie niet vastzit aan één leverancier: mocht u ooit met iemand anders verder willen, dan kan dat. Bent u zelf technisch, of zoekt u een developer voor een bestaande applicatie? Kijk dan bij Laravel development.
Wij ontwikkelen ook eigen software, waaronder Deebug voor het bewaken van Laravel-applicaties. Dat is geen bijzaak: wij lossen dagelijks dezelfde problemen op waar uw applicatie ook mee te maken kan krijgen.
Continuïteit
Bij een kleine partij is dat een terechte vraag: wat als er iets gebeurt? Wij bouwen op Laravel en leveren de code gedocumenteerd op, dus een andere ontwikkelaar kan altijd verder. U zit nergens aan vast.
Wat het kost
Bij maatwerk denken de meeste ondernemers meteen aan tienduizenden euro's. Daarom noemen wij wél een bedrag.
Een eerste werkende versie begint rond €2.500. Alle bedragen staan op tarieven.
Dat is geen uitgeklede demo, maar een applicatie die één afgebakend proces echt overneemt. U gebruikt het in de praktijk en bouwt van daaruit uit wat waarde blijkt te hebben. Hosting en onderhoud kosten vanaf €35 per maand.
Wat de prijs bepaalt: hoeveel processen de applicatie raakt, of er koppelingen met bestaande systemen nodig zijn, hoeveel verschillende gebruikersrollen er zijn, en of u in stappen wilt bouwen of alles in één keer.
Doordat we in stappen werken, hoeft u niet vooraf voor het geheel te tekenen. Na oplevering betaalt u geen licenties per gebruiker. De applicatie is van u.
Webshop van Tjeu van de Meulengraaf mensport: sneller, meertalig en twee uur per dag minder werk
Naast dat avondwerk was zijn webshop traag: pagina's deden er acht seconden over voordat ze in beeld kwamen. Voor iemand die iets wil kopen is dat een eeuwigheid — de meeste bezoekers zijn dan allang weg.
Daarbij was de shop maar half meertalig. Er stond Engels en Duits in, maar niet overal, en wat er stond was slecht vertaald. Voor een buitenlandse klant is dat geen detail: een tekst die rammelt, kost vertrouwen precies op het moment dat iemand zijn creditcard pakt.
Wij hebben de shop opnieuw opgebouwd. Wat dat opleverde:
✓Pagina's verschijnen nu binnen een fractie van een seconde, in plaats van na acht seconden.
✓De webshop is nu volledig en correct beschikbaar in drie talen, in plaats van gedeeltelijk en gebrekkig vertaald.
✓Ongeveer twee uur per dag aan avondwerk verdween door een op maat gebouwde kassa-ingang in de webshop, alleen toegankelijk voor medewerkers.
“Even een berichtje na een paar dagen gebruik. Top! Veel tijdwinst, veel leuke reacties. En veel handiger.”
Ledenportaal voor EHBO Veghel
Het beheerscherm dat het bestuur ziet. Namen zijn onherkenbaar gemaakt; het ledendeel van het portaal laten wij niet zien.
Voor EHBO Veghel bouwden wij de website en het ledenportaal als één geheel: de openbare site en de besloten ledenomgeving draaien in dezelfde applicatie, in plaats van als twee losse systemen naast elkaar.
Leden van EHBO Veghel moeten herhalingslessen volgen om hun diploma geldig te houden. Wie welke les had gevolgd, werd bijgehouden in Excel-lijsten. De presentie ging op papier en werd daarna overgetypt. Voor het bestuur betekende dat telkens uitzoekwerk; leden moesten navragen hoe zij ervoor stonden.
Wij bouwden een ledenportaal waarin ieder lid zelf ziet welke herhalingslessen zijn gevolgd en welke nog openstaan — op elk moment, zonder iemand ernaar te vragen. Leden schrijven zich daar ook zelf in op een les vanuit het rooster. Afmelden kan net zo goed: er schuift dan automatisch iemand van de wachtlijst door.
Wat zo'n besloten omgeving voor een bédrijf betekent, en wat het kost, staat op maatwerk portaal.
✓Leden hebben altijd zelf inzicht in hun voortgang richting diplomabehoud.
✓Aan- en afmelden gaat zelfstandig via het rooster, zonder tussenkomst van het bestuur.
✓De wachtlijst regelt zichzelf: valt er een plek vrij, dan komt de volgende vanzelf aan de beurt.
✓Presentie wordt digitaal vastgelegd, in plaats van op papier en daarna overgetypt.
✓Excel-lijsten en overtypwerk zijn verdwenen, wat docenten en bestuur veel tijd scheelt.
Het portaal groeit inmiddels mee met de vereniging. De volgende stap staat al gepland: evenementen. Een evenement wordt aangemeld en door het bestuur beheerd, vrijwilligers en deelnemers tekenen zichzelf in via een agenda, en na afloop volgen de rapportage en de financiële afronding — in hetzelfde portaal.
Dat is geen toeval, maar de werkwijze: eerst het onderdeel dat de meeste tijd kost, en daarna uitbouwen wat in de praktijk waarde blijkt te hebben.
“De website en het ledenportaal die Dijkers IT voor onze vereniging heeft gebouwd, zijn een verrijking voor het bestuur. Naast dat het er netjes uitziet, is de gebruiksvriendelijkheid en gebruiksgemak ook enorm hoog.”
Hoe een traject verloopt
Hieronder de hoofdlijn. Waaróm we zo werken en wat u er in elke stap aan heeft, staat uitgebreider op onze werkwijze.
1
Kennismaking en procesinventarisatie
U vertelt hoe het nu gaat en waar het schuurt. Wij stellen vooral vragen en brengen uw werkproces in kaart — dat overzicht is van u, ook als we verder niets bouwen.
2
Voorstel
Wat we bouwen, in welke volgorde, en wat het kost. Op papier, vooraf.
3
Eerste werkende versie
Het belangrijkste onderdeel eerst, zodat u snel iets in handen heeft.
4
In gebruik nemen en bijsturen
De praktijk wijst uit wat nog ontbreekt. Dat verwerken we.
5
Uitbouwen en onderhouden
Uw bedrijf verandert, de applicatie verandert mee. Wij hosten op eigen servers met dagelijkse backups.
Veelgestelde vragen
Van wie is de applicatie na oplevering?
Van u, tenzij we samen iets anders afspreken. Standaard betaalt u geen licentie per gebruiker en zit u niet vast aan een abonnement om uw eigen software te mogen gebruiken. Past een andere licentievorm beter bij uw situatie, dan bespreken we dat vooraf en leggen we het vast in de offerte.
Wat als u er over vijf jaar mee stopt?
Dan kan een andere ontwikkelaar verder. Wij bouwen op Laravel, een breed gebruikt framework, en leveren de code netjes gedocumenteerd op. Vastzitten aan één leverancier is een reëel risico bij maatwerk — wij vinden dat u dat risico niet hoort te lopen.
Kunnen jullie koppelen met ons huidige pakket?
Meestal wel. Of het kan hangt af van de mogelijkheden die uw pakket biedt. Dat zoeken we uit voordat we een voorstel doen, niet erna. Zie koppelingen en integraties.
Hoe lang duurt het?
Een eerste werkende versie doorgaans enkele weken tot een paar maanden, afhankelijk van de omvang. Volledige trajecten lopen langer, maar u heeft onderweg steeds iets bruikbaars.
Werken jullie ook met een bestaande applicatie die iemand anders heeft gebouwd?
Ja. Wij nemen bestaande Laravel-applicaties over voor onderhoud en doorontwikkeling; zie Laravel development. We bekijken eerst de staat van de code en zeggen ronduit wat we aantreffen.
Wij zijn een klein bedrijf. Is maatwerk niet iets voor grote organisaties?
Nee. Juist kleinere bedrijven hebben vaak een eigen manier van werken die nergens in past. Door in stappen te bouwen blijft de investering behapbaar.
Benieuwd of maatwerk in uw situatie verstandig is?
In dat gesprek kijken we samen waar uw tijd naartoe gaat — en meestal komt daar meer uit dan de vraag waarmee u begon. U hoort ook wanneer wij denken dat u beter af bent met een bestaand pakket. Het kost u niets en levert in beide gevallen duidelijkheid op.
