Een maatwerk portaal waarin uw klanten zelf hun zaken regelen
De meeste bedrijven die bij ons komen voor een portaal, komen eigenlijk met een mailbox die vastloopt. Dezelfde vragen, elke week: hoe staat mijn aanvraag ervoor, kan ik mijn gegevens wijzigen, mag ik die factuur nog eens, wanneer ben ik ingepland. Allemaal informatie die u al heeft, en die uw klant nu bij u moet opvragen.
Een portaal is niets anders dan die informatie ontsluiten. Uw klant logt in en ziet zijn eigen situatie: zijn gegevens, zijn documenten, zijn planning, zijn openstaande punten. En hij kan er zelf iets mee, in plaats van een mail te sturen en te wachten.
Wat een portaal is, en wat het niet is
Een portaal is het besloten deel van uw website. Voor de bezoeker is het één geheel: hij komt op uw site, logt in, en zit in zijn eigen omgeving. Achter de schermen is het één applicatie, met een openbaar deel en een deel achter een inlog.
Dat is bewust zo. Een portaal dat los van uw site staat, op een eigen adres met een eigen uiterlijk, voelt voor uw klant als een ander bedrijf. Wij bouwen het liever als één ding.
Wordt het bij u een extranet genoemd, of een besloten omgeving, of een ledenportaal? Dat is hetzelfde ding met een ander woord ervoor. Waar het om gaat is wie er inlogt en wat hij daar mag.
Wat het niet is: een standaardpakket met een inlogscherm eraan. De waarde van een portaal zit in de dingen die uw klanten specifiek bij u komen doen, en die verschillen per bedrijf. Daarom begint het niet met bouwen maar met uitzoeken waar uw tijd naartoe gaat.
Wat er meestal in komt
Dit zijn de onderdelen die we het vaakst bouwen. Niet omdat het een pakket is, maar omdat ze bij veel bedrijven terugkomen.
Eigen gegevens inzien en wijzigen
Adreswijzigingen, contactpersonen, factuurgegevens. Scheelt aan beide kanten werk.
Documenten en facturen ophalen
Alles op één plek, ook dat van vorig jaar. Einde aan "kun je die factuur nog eens sturen".
Status van een aanvraag of opdracht volgen
De meest onderschatte functie: als iemand zelf kan zien waar het staat, belt hij er niet meer over.
Zelf inschrijven of afspraken maken
Vanuit een agenda of rooster, met de bijbehorende bevestiging.
Formulieren die iets doen
Niet een mail naar u sturen, maar de aanvraag echt in uw systeem zetten.
Meldingen
Als er iets verandert waar uw klant iets mee moet.
Wat kost een maatwerk portaal?
Een portaal is maatwerk, en daarvoor geldt bij ons één instapbedrag: €2.500 voor een eerste werkende versie. Wat daarna nog nodig blijkt, bouwen we erbij.
Wat u voor het instapbedrag krijgt. Een eerste werkende versie is geen demo. Concreet: uw klanten loggen in, zien hun eigen gegevens en documenten, en kunnen het ene ding zelf doen dat u nu de meeste tijd kost. Dat is het onderdeel waar u de investering op terugverdient. Wat er daarna bij komt, bouwen we erbij zodra u weet wat u er in de praktijk aan mist.
Waar het duurder van wordt. Drie dingen doen het meest: het aantal verschillende soorten gebruikers (een klant ziet iets anders dan uw medewerker, en de beheerder weer iets anders), koppelingen met pakketten die u al gebruikt, en het aantal processen dat erin moet. Elk extra proces brengt zijn eigen uitzonderingen mee, en de uitzonderingen zijn het werk.
Wij werken bij voorkeur in stappen. Eerst het onderdeel dat de meeste tijd terugverdient, dat in gebruik nemen, en dan verder op basis van wat blijkt te werken. Dat is minder spannend dan alles vooraf uittekenen, en het levert eerder iets op waar u wat aan heeft.
Onderhoud en hosting lopen door voor €35 per maand. Alle vanafprijzen staan op tarieven.
Zo ziet zo'n portaal er in de praktijk uit
Voor EHBO Veghel bouwden wij een website en een ledenportaal als één geheel. Het is geen klantportaal maar een ledenportaal, en dat verschil is voor de vereniging wezenlijk; het principe erachter is precies hetzelfde.
Interessant aan die opdracht is wat het portaal moest kunnen, want dat is bij een bedrijf niet anders. Ieder lid moet zijn eigen stand zien, want de diplomaplicht bepaalt welke herhalingslessen iemand nog moet volgen. Aanmelden gaat vanuit het rooster, niet via een mailtje aan iemand die het daarna ergens moet invoeren. Een afmelding lost zichzelf op: er staat een wachtlijst en het portaal schuift die door zonder dat iemand ernaar kijkt. En de presentie wordt vastgelegd waar hij ontstaat, in de les, in plaats van eerst op papier en daarna nog een keer.
Dat laatste punt is waar de tijd zat. Elke stap die twee keer wordt gedaan (eerst op papier, dan in een lijst) is een stap die fout kan gaan én tijd kost. Wat er vóór het portaal aan Excel-werk en overtypen omging, is er niet meer.
"De website en het ledenportaal die Dijkers IT voor onze vereniging heeft gebouwd, zijn een verrijking voor het bestuur. Naast dat het er netjes uitziet, is de gebruiksvriendelijkheid en gebruiksgemak ook enorm hoog."
Het citaat is letterlijk, op één punt licht geredigeerd voor de grammatica ("wat" werd "die").
Wanneer een portaal juist niet de goede keuze is
Wij bouwen dit graag, maar niet altijd. Drie situaties waarin u uw geld beter ergens anders aan besteedt.
U heeft weinig klanten die zelden iets nodig hebben. Een portaal loont als er herhaling in zit. Bij vijftien klanten die u twee keer per jaar spreekt, is een goed adresboek en een vaste map met documenten sneller en goedkoper.
Het pakket dat u al gebruikt heeft het al. Veel boekhoud- en planningspakketten hebben een klantomgeving die ongebruikt in de instellingen staat. Dat is zelden zo mooi als iets eigens, maar het kost u niets extra. Wij kijken liever eerst daarnaar dan dat we ernaast bouwen.
Uw proces staat nog niet vast. Verandert de manier waarop u werkt elk kwartaal, dan bouwt u een portaal op drijfzand. Beter om eerst het proces te laten landen en daarna te bouwen wat blijkt te blijven. Wij zeggen dat liever nu dan over een jaar.
Hoe het begint
Niet met een functielijst. Het eerste gesprek gaat over uw werkweek: waar gaat uw tijd naartoe, en wat daarvan hoeft niet meer met de hand? Dat levert bijna altijd meer op dan de vraag waarmee u binnenkwam, omdat de grootste winst meestal zit in iets waarvan u niet wist dat het kon.
Om te kunnen bouwen moeten we uw werkproces uitvragen en vastleggen. Bij de meeste bedrijven blijkt daar nog niets over op papier te staan. Dat levert soms verbeteringen op die niets met software te maken hebben. Dat hoort bij het werk en zit in het tarief; we maken er geen apart adviestraject van. Hoe zo'n project verloopt, staat op werkwijze.
Vragen die we hierover krijgen
Wat is het verschil met een reserveringssysteem?
Een portaal draait om wat iemand bij u heeft lopen: zijn gegevens, zijn documenten, de stand van zijn aanvraag. Een reserveringssysteem draait om plaatsen en tijden: inschrijven, capaciteit, een wachtlijst. In de praktijk zit het tweede vaak ín het eerste, en dan bouwen we het als één applicatie.
Kan het portaal aan mijn boekhouding of planning gekoppeld worden?
Meestal wel. Of het kan hangt af van het systeem: heeft het een koppelmogelijkheid, dan gaat het rechtstreeks. Zo niet, dan is er vaak een omweg. Meer daarover op koppelingen en integraties.
Is een portaal veilig genoeg voor gegevens van mijn klanten?
Dat is precies de vraag die u moet stellen, want er zitten persoonsgegevens in. Wie waarbij mag, hoe lang gegevens bewaard blijven en wat er onder de AVG moet worden vastgelegd, bespreken we tijdens het project en niet achteraf. Het portaal draait op onze eigen servers, dus u weet waar uw gegevens staan.
Kunnen mijn klanten hiermee overweg?
Dat valt of staat bij hoe het is opgezet, niet bij de leeftijd of de handigheid van uw klanten. Vraagt het portaal precies dat wat de klant toch al wilde doen, dan gaat het goed.
Wat als ik later meer wil?
Daar is de gefaseerde aanpak op gebouwd. Een portaal dat in gebruik is, groeit mee. Dat is de normale gang van zaken, geen uitzondering.
Kan ik het portaal ergens bekijken?
Van het ledenportaal van EHBO Veghel laten wij bewust geen beelden zien. Er staan persoonsgegevens van leden in, en die horen niet in een screenshot op onze website. De openbare site van de vereniging kunt u wel bekijken: ehboveghel.nl (opent in nieuw tabblad).
Loopt uw mailbox vol met vragen die uw klanten zelf zouden kunnen opzoeken?
Bel of mail gerust. Het eerste gesprek kost u niets en gaat over uw werkweek, niet over software. Zit er iets in waar een portaal bij helpt, dan hoort u wat het ongeveer gaat kosten. Zo niet, dan zeggen we dat ook.