Van Excel naar een webapplicatie: wanneer is het moment?

U maakt een lijstje, dat werkt, u zet er een kolom bij, dat werkt ook, en drie jaar later draait een deel van uw bedrijfsvoering op een bestand dat niemand meer helemaal begrijpt.

De vraag is niet of Excel goed of slecht is. De vraag is wanneer u eruit gegroeid bent. Daar zijn signalen voor, en die zijn tamelijk herkenbaar.

1. Er is één bestand en iedereen wacht op elkaar. Twee mensen kunnen er niet tegelijk in werken zonder dat er iets sneuvelt. Er ontstaan versies met namen als "definitief" en "definitief 2", en op een dag werkt iemand in de verkeerde.

2. U typt gegevens over van de ene plek naar de andere. Dit is het duidelijkste signaal. Elke keer dat u iets overtypt dat elders al is ingevoerd, betaalt u voor werk dat een computer gratis doet. En overtypen gaat fout, ook bij mensen die goed opletten.

3. Mensen vragen u dingen die in het bestand staan. Als uw klanten of medewerkers bij u moeten aankloppen omdat zij zelf niet bij de informatie kunnen, bent u een doorgeefluik geworden. Dat kost u de hele dag kleine onderbrekingen.

4. Wat er gebeurd is, valt niet meer na te gaan. Een cel is aangepast, maar u weet niet door wie en wanneer, en wat er eerst stond. Bij afspraken, uren of geld is dat een probleem dat groeit.

5. De ingewikkelde formules staan in het hoofd van één iemand. Zolang die persoon er is, werkt het. Er is een dag dat die persoon er niet is.

Herkent u er één, dan is dat geen reden om iets te veranderen. Herkent u er drie, dan kost het u waarschijnlijk al meer dan een applicatie zou kosten.

Overtypwerk dat verdween. Bij een familiebedrijf met een showroom en een webshop lag er aan het eind van elke dag een stapel winkelverkopen die iemand in de administratie moest invoeren. Er is een afgeschermde ingang voor medewerkers gebouwd die dat overneemt; die stap bestaat niet meer en dat scheelt ongeveer twee uur per dag.

Wat hier het interessantste is: de opdracht ging over de webshop. Die ingang was niet de vraag waarmee het begon, hij kwam boven tijdens het uitvragen van de werkdag. Zo gaat het vaker: de grootste winst zit in iets waarvan iemand niet wist dat het kon.

Lijsten die een portaal werden. Bij een vereniging waren het Excel-lijsten met wie welke herhalingsles had gevolgd. Dat is geen administratie om de administratie: zonder die lessen verloopt een diploma. Toch stond de informatie op de plek waar de leden er niet bij konden, dus liep alles via het bestuur.

Wat er is gebouwd, draait die richting om. De lijsten zijn een besloten omgeving geworden waarin het lid zelf de eigenaar is van zijn overzicht, en het bestuur alleen nog kijkt naar wat er niet automatisch goed gaat. Zie maatwerk portaal laten bouwen.

Beide verhalen staan met naam, citaat en al uitgeschreven op maatwerk webapplicaties.

Dit is het deel dat we normaal in een gesprek zeggen, dus het mag hier ook staan. Er zijn drie situaties waarin overstappen geld weggooien is:

Het is een berekening, geen proces. Rekent u ergens iets uit dat u daarna gebruikt, en er komt geen samenwerking of geschiedenis bij kijken, dan is Excel daar simpelweg het beste gereedschap voor. Dat blijft zo.

Het verandert nog elke maand. Bent u nog aan het uitvinden hoe u iets wilt aanpakken, dan is Excel juist ideaal: u past het aan terwijl u nadenkt. Een applicatie bouwen op een proces dat nog beweegt, levert een applicatie op die niet past.

Het gaat om een handvol regels die u zelf bijhoudt. Twintig rijen die u eens per maand aanvult, is geen applicatie waard. Dan kost het onderhoud meer dan het oplost.

Wij zeggen dit ook tegen mensen die al besloten hadden om iets te laten bouwen. Liever een kort gesprek dat niets oplevert dan een applicatie die niemand gebruikt. Die afweging staat uitgebreider in maatwerk of een standaardpakket.

Niet in één keer, en niet met een functielijst als vertrekpunt.

Het begint met uitzoeken waar uw tijd naartoe gaat. Wat doet u met de hand, wat typt u over, waar wachten mensen op elkaar? Dat gesprek levert vaak een andere prioriteit op dan waarmee u binnenkwam. Zie bedrijfsproces automatiseren.

Daarna bouwen we het onderdeel dat de meeste tijd terugverdient, en dat neemt u in gebruik. Niet als proef, maar echt. Wat u daarvan leert, bepaalt wat er daarna bij komt. Voor die eerste werkende versie is €2.500 het instapbedrag; zie tarieven.

Uw bestaande Excel-gegevens gaan mee, en dat is een aparte post in de prijsopgave. Wat het kost hangt af van hoeveel gegevens het zijn en hoe ze eruitzien: een net bestand met duidelijke kolommen gaat grotendeels vanzelf, een gegroeid bestand vraagt handwerk. Dubbele regels, lege velden en drie verschillende manieren waarop dezelfde naam is gespeld komen bijna altijd boven tijdens de overzetting. Dat is vervelend nieuws op het moment zelf en goed nieuws op de lange termijn, want in Excel had u het nooit gezien.