Het woord maatwerk roept bij de meeste ondernemers twee dingen tegelijk op: dit is precies wat ik zoek, en dit ga ik nooit kunnen betalen. Dat tweede komt doordat er zelden iemand uitlegt wat het is.
Kort gezegd: maatwerk software is software die om uw manier van werken heen wordt gebouwd, in plaats van andersom. Bij een standaardpakket past u zich aan aan wat het pakket kan. Bij maatwerk bepaalt uw proces wat er komt te staan.
Hieronder staat wat dat in de praktijk betekent, welke vormen het aanneemt en wanneer het de moeite waard is.
Wat maatwerk software níet is
Bij het woord maatwerk denken veel mensen aan een compleet nieuw bedrijfssysteem: alles op de schop, een project van een jaar, een team van ontwikkelaars. Dat bestaat, maar het is niet waar de meeste opdrachten over gaan.
In de praktijk is maatwerk meestal één afgebakend stuk: het onderdeel van uw werk dat de meeste tijd kost of het vaakst misgaat. De rest laat u staan zoals het is. Uw boekhouding blijft in het pakket waar hij in zit, uw mail blijft uw mail, en wij bouwen alleen dat ene stuk dat er niet is.
Dat maakt ook het bedrag anders dan verwacht. Een eerste werkende versie begint bij €2.500. Dat is geen uitgeklede demo maar iets dat u echt kunt gebruiken; zie tarieven en onze werkwijze.
De vormen die we in de praktijk bouwen
- Een applicatie die een proces overneemt. Werk dat nu in Excel staat of op papier gaat, komt in een programma waarin iedereen op hetzelfde moment naar dezelfde gegevens kijkt. Zie maatwerk webapplicaties.
- Een module in iets dat al bestaat. Uw webshop of website blijft staan; er komt een stuk bij dat precies doet wat u nodig heeft en wat nergens kant-en-klaar te koop is.
- Een besloten omgeving voor uw klanten of leden. Een deel van uw site achter een inlog, waar mensen zelf zien en regelen wat ze nu bij u opvragen. Zelf inschrijven of reserveren hoort daar vaak bij; zie reserveringssysteem laten maken.
- Een koppeling tussen twee pakketten die niet met elkaar praten, zodat niemand gegevens meer overtypt. Zie koppelingen en integraties en de blog twee systemen die niet met elkaar praten.
Die vier lopen in elkaar over. Wat u nodig heeft, blijkt meestal pas als iemand doorvraagt hoe uw dag eruitziet.
Hoe dat er in het echt uitziet
Twee voorbeelden, allebei kort. Bij een familiebedrijf met een showroom en een webshop werden de winkelverkopen elke avond met de hand overgetypt in de administratie; er kwam een kassamodule in de webshop die winkel en web in één administratie samenbrengt, en er verdween twee uur handwerk per dag. Bij een vereniging stond de ledenadministratie in Excel en ging de presentie op papier; er kwam een ledenportaal waarin leden zich zelf inschrijven vanuit het rooster en de presentie wordt vastgelegd op het moment zelf.
Wat die twee gemeen hebben: de oorspronkelijke vraag ging over iets anders. De ene ging over een trage webshop, de andere over een website. De winst zat in het werk eromheen, en dat kwam pas boven doordat er is doorgevraagd naar hoe de dag eruitziet.
Beide verhalen staan met naam en al uitgeschreven op maatwerk webapplicaties.
Wanneer een standaardpakket beter is
Maatwerk is niet altijd het antwoord, en wij zeggen dat ook als u ons belt. Doet u iets wat duizenden bedrijven op vrijwel dezelfde manier doen (boekhouden, uren schrijven, facturen versturen), dan bestaat daar een pakket voor dat jarenlang is bijgeschaafd. Dat gaat u niet verslaan en u hoeft het ook niet te proberen.
Maatwerk wint zodra uw manier van werken het verschil ís, of zodra u merkt dat u het pakket voortdurend zit te omzeilen met lijstjes ernaast. Die afweging staat uitgebreider in maatwerk of een standaardpakket.
Van wie is de software als hij klaar is?
Van u. Wij bouwen op Laravel, een veelgebruikt open source fundament, met code die gedocumenteerd is. Dat betekent dat een andere ontwikkelaar ermee verder kan als u dat ooit wilt. U zit niet vast aan ons doordat niemand anders er wijs uit wordt; u blijft omdat het bevalt.
Wat er wél bij hoort: maatwerk onderhoudt zichzelf niet. Er is geen leverancier die op de achtergrond updates uitrolt, dus dat is een doorlopende post. Onderhoud begint bij €35 per maand; wat daarin zit, staat op website beveiliging.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat ik iets heb?
Reken op drie tot zes weken voor een eerste werkende versie. Waar u binnen die marge uitkomt, hangt vooral af van hoe scherp aan het begin is wat het ding moet doen, en hoe snel wij antwoord krijgen op de vragen die onderweg opkomen.
Kan ik klein beginnen?
Ja, en dat raden wij meestal aan. We beginnen bij het onderdeel dat u de meeste tijd of ergernis kost. Na een paar weken gebruik weet u veel beter wat u nodig heeft dan aan het begin, en dan pas beslist u over de volgende stap. De stappen die daaraan voorafgaan staan in software laten maken: waar begint u.
Kan maatwerk met mijn boekhoudpakket praten?
Vaak wel. Heeft uw pakket een API (een loket waar andere software gegevens mag ophalen of afleveren), dan is er meestal iets te regelen. Zo niet, dan hoort u dat vooraf.
Wat als u ermee stopt?
De code is van u, hij is gedocumenteerd en gebouwd op een fundament dat door veel ontwikkelaars gebruikt wordt. Dat is precies waarom die keuze gemaakt is.
Is maatwerk duurder dan een abonnement?
Aan het begin bijna altijd. Daarna hangt het ervan af: een abonnement loopt door en stijgt, maatwerk is een investering met onderhoud eronder. De vergelijking is pas te maken als duidelijk is hoeveel het u nu kost om het zonder te doen, en dat is meestal tijd in plaats van geld.