Wij bouwen maatwerksoftware, dus u weet welk antwoord u zou verwachten. Toch adviseren wij regelmatig een standaardpakket, en niet uit bescheidenheid: een klant die op de verkeerde plek geld uitgeeft, heeft er niets aan en wij ook niet.
Hieronder staat de afweging zoals wij hem maken, inclusief de gevallen waarin wij onszelf uit de opdracht praten.
Waar een standaardpakket het wint
- Uw proces is niet bijzonder. Boekhouden, facturen versturen, uren schrijven, een agenda beheren: duizenden bedrijven doen dat op vrijwel dezelfde manier. Voor dat soort werk bestaan pakketten die jarenlang zijn bijgeschaafd door mensen die niets anders doen. Dat gaat u niet verslaan, en u hoeft het ook niet te proberen.
- U wilt morgen beginnen. Een pakket staat vanmiddag aan. Maatwerk kost enkele weken voordat er een eerste werkende versie is.
- Het wordt onderhouden zonder u. Wetswijzigingen, beveiligingsupdates, koppelingen met banken: dat zit in het abonnement. Bij maatwerk bent u daar zelf verantwoordelijk voor, en dat is een doorlopende post.
- Er is een markt van mensen die het kennen. Werkt u met een bekend pakket, dan kan uw boekhouder meekijken en is een nieuwe medewerker sneller ingewerkt.
Waar maatwerk het wint
- Uw proces is nu juist wél bijzonder, en dat is uw voordeel. Doet u iets anders dan de rest en zit daar uw waarde, dan dwingt een pakket u om te werken zoals de rest werkt. Dan betaalt u om uw eigen onderscheid kwijt te raken.
- U gebruikt tien procent van drie pakketten. Dat komt vaker voor dan mensen denken. Drie abonnementen, drie inlogs, en gegevens die u ertussen overtypt. Eén ding dat precies uw werk doet, is dan goedkoper én rustiger.
- Het pakket doet negentig procent en die tien procent doet pijn elke dag. Hier zit de lastigste afweging, en het antwoord hangt af van hoe vaak die tien procent voorkomt. Eén keer per maand: leven ermee. Elke dag, meerdere keren: dan bouwt u dat stuk erbij, vaak náást het pakket in plaats van eroverheen.
- U wilt uw klanten iets geven wat een pakket niet biedt. Een eigen omgeving waarin uw klant zijn zaken regelt, is zelden iets dat standaard te koop is. Daarover meer op klantportaal laten bouwen.
De vraag die de knoop doorhakt
Als het na bovenstaande nog steeds niet duidelijk is, helpt deze: wat gebeurt er als u het pakket neemt en zich aanpast aan hoe het werkt?
Is het antwoord “dan werken we iets anders, ook goed”, neem het pakket. Is het antwoord “dan kunnen we niet meer leveren wat onze klanten juist bij ons komen halen”, dan heeft u uw antwoord ook.
Die vraag werkt omdat hij het gesprek weghaalt bij functielijstjes. Twee systemen vergelijken op wat ze allemaal kunnen, leidt bijna altijd tot het systeem dat het meeste kan, en dat is zelden het systeem dat het beste past.
Het valse tegenover elkaar zetten
Er wordt vaak gedaan alsof u moet kiezen. In de praktijk is de beste opzet regelmatig een combinatie: uw boekhouding in een pakket, uw eigen proces in iets dat voor u gemaakt is, en een koppeling ertussen zodat u niets overtypt.
Dat is bijna altijd goedkoper dan een pakket vervangen dat prima werkt, en het is minder riskant, want wat werkt blijft werken. Zie koppelingen en integraties.
Wat het kost, aan beide kanten
Bij een pakket betaalt u per gebruiker per maand, jarenlang, en dat loopt op naarmate u groeit. Bij maatwerk betaalt u vooraf voor het bouwen (bij ons begint een eerste werkende versie op €2.500) en daarna voor onderhoud en hosting (€35 per maand).
Reken het niet uit over één jaar maar over vijf. Bij een klein team wint een pakket dat vaak. Bij een groeiend team, of bij een proces dat echt van u is, draait dat om. Zie tarieven en wat de kosten van maatwerk bepaalt.
Vragen die we hierover krijgen
Kan ik later nog van pakket naar maatwerk?
Ja, en dat is een normale volgorde. Begin met een pakket, en als u erop vastloopt weet u inmiddels precies wat u nodig heeft. Dat maakt het bouwen goedkoper, want de onbekenden zijn eruit.
Adviseren jullie echt weleens tegen jullie eigen dienst?
Ja. Dat scheelt ons een opdracht, en het scheelt u een systeem waar u spijt van krijgt.
Wat als ik het niet weet?
Bel gerust en leg het voor; daar zitten geen kosten aan. Vaak is na een half uur duidelijk welke kant het op moet. Waar u zelf kunt beginnen, staat in software laten maken: waar begint u.