U weet dat er iets moet veranderen. Er gaat te veel tijd zitten in werk dat een computer zou moeten doen, het pakket dat u gebruikt past niet meer, of u loopt al maanden achter een spreadsheet aan die niemand meer helemaal vertrouwt.
Wat u niet weet, is hoe zoiets begint. Moet u eerst precies opschrijven wat het moet worden? Offertes vergelijken? Weten welke techniek u wilt?
Nee. Het begint veel simpeler dan dat, en de eerste drie stappen zet u zelf, zonder dat er een leverancier aan te pas komt. Hieronder staan ze.
Begin bij het uur dat verdwijnt, niet bij de oplossing
De meeste mensen bellen met een oplossing in gedachten: “wij willen een app” of “kan er een portaal komen”. Dat is begrijpelijk, maar het is de verkeerde kant om.
De vraag die ertoe doet is: waar gaat uw tijd naartoe, en wat daarvan hoeft er niet meer met de hand?
Dat klinkt vaag tot u het een week bijhoudt. Dan blijkt bijna altijd dat het echte tijdverlies ergens anders zit dan waar u aan dacht. Niet in het invoeren zelf, maar in het opzoeken vooraf. Niet in het versturen, maar in het controleren of het wel klopt. Niet bij u, maar bij de collega die u drie keer per dag iets moet vragen omdat hij er zelf niet bij kan.
Wie met een probleem komt in plaats van met een oplossing, krijgt een beter voorstel. En vaak een goedkoper voorstel, want het blijkt geregeld dat er iets kleiners nodig is dan waar de vraag om begon.
Stap 1: schrijf op hoe het werk nu écht gaat
Niet hoe het hoort te gaan. Hoe het gaat.
Wie zet welke stap, in welke volgorde, en waar komt de informatie vandaan? Wat gebeurt er bij een uitzondering, en hoe vaak komt die uitzondering voor? Welke controle voert iemand uit, en waarom eigenlijk? Waar wordt iets overgetypt van het ene scherm naar het andere?
Een half A4 is genoeg. Het hoeft niet mooi en er hoeven geen blokjes en pijlen aan te pas te komen.
Dit levert twee dingen op. Om te beginnen krijgt iedereen die u erover spreekt meteen het goede beeld, en dat scheelt weken misverstand. Daarnaast valt u zelf bijna altijd iets op tijdens het opschrijven: een dubbele handeling, een controle die verderop nog een keer gebeurt, een gegeven dat op drie plekken wordt ingevoerd. Dat soort dingen kunt u vaak meteen aanpassen, zonder dat er één regel code aan te pas komt.
Krijgt u het niet op papier omdat het te ingewikkeld is, dan is dat ook informatie. Dan is dit precies het onderdeel waar het misgaat.
Stap 2: kies één proces, niet vijf
Zodra het opschrijven begint, komt de neiging om alles mee te nemen. Als we toch bezig zijn, dan ook de urenregistratie, en de offertes, en eigenlijk zou de planning er ook wel bij kunnen.
Doe dat niet. Niet omdat het niet kan, maar omdat u aan het begin het minst weet.
Niemand kan vooraf bedenken hoe hij software zal gebruiken die nog niet bestaat. Na een paar weken werken met een eerste versie weet u dingen die in geen enkel vooronderzoek naar boven waren gekomen: welk scherm u tien keer per dag opent, welk veld u eigenlijk anders wilt, welke stap achteraf overbodig blijkt. Beslist u pas dán over de volgende stap, dan beslist u met betere informatie.
Kies dus het onderdeel dat u nu de meeste tijd of de meeste ergernis kost, en laat de rest even staan. Dat is meteen het antwoord op de prijsvraag: een eerste werkende versie begint rond €2.500, en dat is een heel ander bedrag dan het complete plan waar u misschien bang voor was. Zie tarieven en wat de kosten van maatwerk bepaalt.
Stap 3: kijk eerst of het al bestaat
Voordat u iets laat bouwen, is het de moeite waard om na te gaan of er een pakket voor is.
Doet u iets wat duizenden bedrijven op vrijwel dezelfde manier doen (boekhouden, uren schrijven, facturen versturen, e-mail), dan bestaat daar software voor die jarenlang is bijgeschaafd. Dat gaat u niet verslaan en u hoeft het niet te proberen.
Maatwerk wint zodra uw manier van werken het verschil ís, of zodra u merkt dat u het pakket voortdurend zit te omzeilen met lijstjes ernaast. Ook de tussenvorm bestaat: uw huidige pakket laten staan en er één stuk bij laten bouwen dat nergens kant-en-klaar te koop is. Zie maatwerk webapplicaties.
Wat u daarvoor nodig heeft, is niet meer dan een middag zoeken en twee demo's aanvragen. Is er een pakket dat past, dan bent u klaar en heeft u geld bespaard. Past het net niet, dan weet u nu precies waarop het strandt, en dat is de scherpste opdrachtomschrijving die er bestaat.
Stap 4: zoek iemand uit, en vraag de goede dingen
Pas hier komt er een leverancier in beeld. Vijf vragen die in een eerste gesprek meer zeggen dan een offerte:
- Wie bouwt het, en spreek ik die persoon ook? Bij een grotere partij zit er vaak een accountmanager tussen u en degene die het werk doet. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar u moet weten of het zo is.
- Van wie is de software als hij klaar is? Het goede antwoord is: van u. Vraag door naar wat u precies in handen krijgt en of een andere ontwikkelaar ermee verder kan.
- Wat gebeurt er met het onderhoud? Maatwerk onderhoudt zichzelf niet, er is geen leverancier die op de achtergrond updates uitrolt. Dat is een doorlopende post en die hoort vooraf besproken te worden, niet een jaar later.
- Wat kost het, en wat gebeurt er als het onderweg verandert? Een prijs vooraf hoort te kunnen. Komt er iets bij, dan hoort u wat dát kost voordat het gebouwd wordt.
- Wanneer is dit géén goed idee? De nuttigste vraag van de vijf. Iemand die uw eigen plan op geen enkel punt nuanceert, heeft er waarschijnlijk niet lang genoeg over nagedacht.
Stap 5: lees de offerte op wat er niet in staat
Twee offertes die een factor drie schelen, zijn zelden hetzelfde werk. Het verschil zit bijna nooit in het uurtarief maar in wat er wel en niet in zit.
Let op deze dingen. Staat erbij wat er bewust níet gebouwd wordt, en waarom? Staat er iets over onderhoud, hosting en back-ups na oplevering? Wordt er iets gezegd over wat er gebeurt als het meer werk blijkt? En staan de algemene voorwaarden erbij, meegestuurd en niet alleen genoemd?
Dat laatste is geen formaliteit. Voorwaarden gelden pas als u ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst heeft gekregen. Komen ze pas mee met de factuur, dan is dat te laat. Zie onze algemene voorwaarden.
Wat u níet hoeft te doen
Drie dingen waar mensen onnodig op vastlopen:
- U hoeft geen functioneel ontwerp te schrijven. Een duidelijk beeld van het probleem is genoeg. Het uitwerken van de oplossing is het werk waar u iemand voor inhuurt.
- U hoeft geen techniek te kiezen. Welke programmeertaal, welk framework, welke database: dat is een keuze van de bouwer en u mag ernaar vragen, maar u hoeft er geen mening over te hebben.
- U hoeft niet alles vooraf te bedenken. Dat is niet alleen onmogelijk, het is ook duur. Alles wat u vooraf bedenkt en later toch anders wilt, is twee keer betaald.
Hoe het bij ons gaat
Kort, want het staat uitgebreid op onze werkwijze.
Het eerste gesprek is een inventarisatie en geen verkoopgesprek: we lopen door hoe het werk nu gaat en waar de tijd naartoe gaat. Dat kost niets. Daarna volgt een voorstel op papier met wat we bouwen, in welke volgorde, wat het kost en wat we bewust nog niet bouwen. Vervolgens bouwen we het belangrijkste onderdeel eerst, zodat u snel iets in handen heeft dat u echt gebruikt.
Wat daaruit komt, is van u, ook als u er vervolgens niets mee doet. Het komt regelmatig voor dat een gesprek eindigt met de conclusie dat een bestaand pakket u beter helpt. Dan zeggen we dat.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat ik iets heb?
Reken op drie tot zes weken voor een eerste werkende versie. Waar u binnen die marge uitkomt, hangt vooral af van hoe scherp aan het begin is wat het ding moet doen, en hoe snel wij antwoord krijgen op de vragen die onderweg opkomen.
Moet ik al weten wat ik precies wil?
Nee. Een duidelijk beeld van het probleem is genoeg, en stap 1 hierboven levert dat beeld op.
Wat als ik er halverwege achter kom dat ik iets anders nodig heb?
Dat is niet de uitzondering maar het patroon, en het is precies waarom we klein beginnen. Na een paar weken gebruik weet u beter wat u nodig heeft dan aan het begin.
Is dit ook de juiste aanpak voor een koppeling tussen twee pakketten?
Ja, met één toevoeging: bij een koppeling is de eerste vraag of het technisch kan. Dat hangt af van wat uw pakketten toelaten en dat zoeken we uit voordat er een voorstel ligt. Zie koppelingen en integraties.
Kan ik met mijn eigen ontwikkelaar verder als het klaar is?
Ja. Wij bouwen op Laravel, een veelgebruikt open source fundament, en leveren gedocumenteerd op. U blijft niet omdat u vastzit.
Wat is maatwerk software eigenlijk precies?
Software die om uw manier van werken heen wordt gebouwd in plaats van andersom. Die vraag staat uitgebreider beantwoord in wat is maatwerk software.