Een reserveringssysteem dat past bij hoe u werkt
Reserveringen die per telefoon, mail en app binnenkomen, komen ergens samen: in een agenda, een schrift of een gedeeld bestand. Zolang het rustig is, gaat dat goed. Het loopt mis op het moment dat het druk is, want dan zit er iemand tussen die iets moet overnemen terwijl de telefoon opnieuw gaat.
Een reserveringssysteem haalt die persoon uit het midden. Uw klant of lid ziet wat er vrij is, kiest zelf, en krijgt een bevestiging. U ziet hetzelfde overzicht, maar dan compleet. Er bestaan goede standaardpakketten voor het gewone geval; wij bouwen het op maat wanneer uw manier van reserveren daar net niet in past.
Wat zo'n systeem in de praktijk moet kunnen
Reserveren klinkt eenvoudig. Zodra het wordt uitgeschreven, komen dezelfde punten bij vrijwel elke opdracht terug. Niet elk systeem heeft ze alle zes nodig; welke wel, blijkt uit hoe uw week eruitziet.
Capaciteit
Hoeveel plekken zijn er, en waar zit de grens? Tafels, stoelen, machines, lokalen of uren: het systeem moet weten wanneer vol vol is.
Geen dubbele boekingen
Twee mensen die op hetzelfde moment op dezelfde plek klikken, mogen niet allebei een bevestiging krijgen.
Bevestiging en herinnering
Een bevestiging direct, en een herinnering vlak voor de datum. Dat laatste voorkomt de meeste no-shows.
Annuleren en afmelden
Hier zit de winst die iedereen vergeet: een geannuleerde plek moet weer vrijkomen zonder dat iemand ernaar kijkt.
Een wachtlijst die zichzelf oplost
Komt er een plek vrij, dan schuift de eerstvolgende door en krijgt bericht. Een wachtlijst met de hand bijhouden kost meer tijd dan het reserveren zelf.
Wie er kwam
Achteraf vastleggen wie er daadwerkelijk was, op het moment zelf, in plaats van eerst op papier en daarna nog een keer in een lijst.
Zo werkt het bij een vereniging in Veghel
Het duidelijkste voorbeeld dat wij hebben staat bij EHBO Veghel, waar wij een website met ledenportaal bouwden. Leden moeten voor hun diploma een aantal herhalingslessen volgen, en die lessen hebben een beperkt aantal plaatsen. Aanmelden ging via een bericht aan iemand van het bestuur, die het daarna moest invoeren; de presentie ging op papier en werd naderhand overgetypt.
Nu schrijven leden zich in vanuit het rooster en zien ze daarbij hun eigen stand. Meldt iemand zich af, dan schuift de wachtlijst automatisch door. De presentie wordt digitaal vastgelegd in de les zelf, en dat laatste is waar de meeste tijd zat: elke stap die twee keer wordt gedaan, kost tijd én is de plek waar fouten ontstaan.
Een vereniging met herhalingslessen is niet hetzelfde als een restaurant met tafels of een praktijk met behandelkamers. Het mechanisme eronder (plaatsen, aanmelden, afmelden, wachtlijst, aanwezigheid) is dat wel. Wat wij verder in die richting bouwen, staat op maatwerk webapplicaties. Gaat het u minder om plaatsen en tijden en meer om wat een klant bij u heeft lopen (zijn gegevens, documenten en de stand van zijn aanvraag), dan bent u op maatwerk portaal beter op uw plek.
Wanneer een standaardpakket volstaat
Voor veel branches bestaat kant-en-klare reserveringssoftware, en die is vaak goed. Doet u iets wat duizenden anderen op dezelfde manier doen, dan zet u vanmiddag een pakket aan en bent u klaar. Dat is dan het verstandige antwoord, ook als wij het niet leveren.
Maatwerk wordt interessant zodra u merkt dat u het pakket zit te omzeilen. Een lijstje ernaast omdat de wachtlijst er niet in past. Een vaste klant die telefonisch iets mag wat het systeem niet kent. Een tweede pakket erbij omdat de eerste maar de helft doet. Dan betaalt u voor twee dingen en houdt u het handwerk.
De tweede reden is samenhang: reserveren staat zelden op zichzelf. Het hangt aan uw ledenadministratie, uw facturatie of uw voorraad. Een los pakket weet daar niets van, en dan bent u zelf weer de verbinding ertussen. Zie koppelingen en integraties.
Wat het kost
Maatwerk begint bij ons bij €2.500 voor een eerste werkende versie, en voor een reserveringssysteem is dat vaak net niet genoeg. Dat komt doordat er bijna altijd meer in zit dan alleen reserveren: bevestigings- en herinneringsmails, verschillende rollen (bezoeker, medewerker, beheerder), een agenda die klopt, en meestal een koppeling met iets dat u al gebruikt.
Wat de prijs bepaalt, is dus vooral hoeveel van die punten u nodig heeft. U hoort een bedrag zodra we uw week hebben doorgenomen, en niet eerder; een lager getal noemen dat we daarna moeten bijstellen, helpt u niet. Alle vanafprijzen staan op tarieven.
Wij bouwen het bij voorkeur als onderdeel van uw eigen website, niet als losse omgeving op een ander adres met een ander uiterlijk. Voor uw klant hoort het bij u; achter de schermen is het één geheel.
Wanneer dit niet de goede keuze is
U heeft weinig reserveringen. Bij een handvol afspraken per week wint een agenda het van elk systeem. De vraag is niet of het kan, maar of het de moeite waard is.
Een standaardpakket dekt het volledig. Zie hierboven. Wij zeggen dat gewoon als het zo is; een klant die op de verkeerde plek geld uitgeeft, komt niet terug.
U wilt het morgen aan hebben staan. Een pakket staat vanmiddag klaar. Maatwerk vraagt eerst een gesprek over hoe uw week loopt, en daarna bouwtijd.
Veelgestelde vragen
Kunnen mensen reserveren zonder account?
Dat kan, en vaak is het verstandig: elke drempel kost reserveringen. Bij een vereniging of een vaste klantenkring is inloggen juist logisch, omdat iemand dan zijn eigen historie ziet. Het is een keuze die u vooraf maakt, geen technische beperking.
Kan het gekoppeld worden aan onze agenda?
Meestal wel. Of het kan, hangt af van wat uw agenda toelaat; dat zoeken wij uit voordat er iets gebouwd wordt.
Kan er meteen betaald worden?
Ja, dat kan altijd ingebouwd worden. De betalingen lopen dan via uw eigen Mollie-account, dus het geld komt rechtstreeks bij u binnen en u ziet de transacties in uw eigen omgeving. Wij zitten er niet tussen.
Wij hebben verschillende soorten plaatsen. Kan dat?
Ja, en dat is meestal juist de reden dat een standaardpakket het niet redt. Verschillende ruimtes, verschillende duur, verschillende regels per dag: dat is precies waar maatwerk zich terugverdient.
Wat gebeurt er als iemand afzegt?
Dat regelt u vooraf. Bij EHBO Veghel schuift de wachtlijst automatisch door en krijgt de volgende bericht. Zonder wachtlijst komt de plek gewoon weer vrij in het rooster.
Kunnen we het later uitbreiden?
Ja. Wij bouwen liefst in stappen: eerst het deel dat de meeste tijd kost, en daarna beslist u op basis van gebruik wat er nog bij moet. Zie onze werkwijze.
Loopt het reserveren bij u via te veel handen?
In het eerste gesprek lopen we door hoe het nu gaat: wie neemt wat over, waar gaat het mis als het druk is, en wat zou er overblijven als het systeem het deed. Dat kost niets, ook als eruit komt dat een bestaand pakket u sneller helpt.