Een bedrijfsproces automatiseren begint bij uw werkweek, niet bij software
De meeste automatisering die wij bouwen, gaat over iets kleins dat elke week terugkomt. Een lijst die wordt overgetypt, een mail die altijd hetzelfde is, een bestand dat van de ene plek naar de andere moet. Losse handelingen van vijf minuten die u nauwelijks opvallen, tot u optelt hoe vaak ze voorkomen.
Automatiseren is dan niet iets groots. Het is dat ene stapje weghalen dat er niet had hoeven zijn.
Waar het meestal om gaat
Dit zijn de handelingen die wij het vaakst zien terugkomen.
Gegevens die twee keer worden ingevoerd
Een bestelling die in de webshop staat en 's avonds nog eens in de administratie.
Bestanden die iemand moet doorsturen
Een export uit het ene systeem die als bijlage naar het andere gaat.
Terugkerende mails
Bevestigingen, herinneringen en statusupdates die iemand telkens zelf typt.
Controlewerk
Iemand die elke maandag een lijst nakijkt om te zien of er iets is blijven liggen.
Overzichten samenstellen
Cijfers uit drie plekken bij elkaar rapen omdat er nergens één beeld is.
De rode draad: het zijn stappen die een computer beter doet dan een mens, en die een mens juist slecht doet omdat ze saai en herhalend zijn. Daar sluipen fouten in.
Hoe wij het aanpakken
Eerst kijken waar uw tijd naartoe gaat. Het eerste gesprek gaat niet over software maar over uw week. Wat doet u met de hand, wat typt u over, waar wacht iemand op iemand anders? Negen van de tien keer komt daar iets uit dat niet op uw lijstje stond, en dat is meestal ook het punt met de grootste winst.
Zo ging het bij een familiebedrijf met een showroom en een webshop: de opdracht ging over de webshop, maar tijdens het uitvragen bleek dat er elke avond een stapel winkelverkopen met de hand in de administratie werd gezet. Daar is tijdens het project iets voor bedacht dat nog niet bestond, en die stap bestaat niet meer. Dat scheelt ongeveer twee uur per dag. Het verhaal staat met naam en al uitgeschreven op maatwerk webapplicaties.
Dan het stuk bouwen dat het meeste terugverdient. Niet alles tegelijk. Eén handeling die dagelijks terugkomt is meer waard dan vijf die eens per kwartaal spelen.
Daarna pas verder. Wat u in gebruik heeft, bepaalt wat er daarna bij komt. Dat is betrouwbaarder dan vooraf een lijst maken van dingen die u nog nooit heeft gebruikt. Hoe zo'n traject loopt, staat op onze werkwijze.
Wanneer automatiseren niet loont
Het gebeurt te weinig. Een handeling van tien minuten die één keer per maand voorkomt, is twee uur per jaar. Daar bouwt u niets voor.
Het proces ligt nog niet vast. Verandert de werkwijze nog regelmatig, dan automatiseert u iets dat volgend kwartaal anders moet. Eerst laten bezinken, dan bouwen.
Er zit een oordeel in. Stappen waar iemand telkens moet wegen of iets wel of niet klopt, moeten mensenwerk blijven. Wat u wél kunt doen: die persoon alle informatie op één scherm geven zodat het wegen sneller gaat.
Uw huidige pakket kan het al. Dit komt vaker voor dan u zou denken: er zit een automatisering of koppeling in die nooit is aangezet. Voordat wij een offerte maken, kijken we daar eerst naar. Een instelling omzetten is goedkoper dan iets bouwen, en het is een systeem minder dat onderhoud vraagt.
Wat het kost
Een eerste werkende versie begint bij €2.500. Doorlooptijd: enkele weken. Wat de prijs bepaalt, is het aantal handelingen dat u wilt weghalen, of er koppelingen nodig zijn met systemen die u al gebruikt, en hoe scherp het proces al is.
Testen en de eerste periode nazorg zitten in dat bedrag. Het overzetten van bestaande gegevens staat apart in de prijsopgave, omdat dat afhangt van hoeveel gegevens het zijn en in welke staat ze verkeren. Onderhoud en hosting lopen op €35 per maand. Alle vanafprijzen staan op tarieven.
Voordat er iets gebouwd kan worden, moet helder zijn hoe het nu gaat: wie doet wat, in welke volgorde, en waar zitten de uitzonderingen. Dat uitzoeken zit in het tarief en komt niet als apart adviestraject op de rekening. Een bijvangst die vaak groter is dan verwacht: er komen verbeteringen boven waar geen regel software voor nodig is.
Vragen die we hierover krijgen
Moet ik mijn huidige systemen vervangen?
Meestal niet. Vaker bouwen we iets ertussen of ernaast, zodat wat werkt kan blijven werken. Zie koppelingen en integraties.
Wat als mijn systeem geen koppeling heeft?
Dan is er vaak een omweg, en soms een lange. Dat is precies wat de prijs van zo'n klus bepaalt, dus dat zoeken we uit voordat we een bedrag noemen.
Verliezen mijn medewerkers hierdoor werk?
In de praktijk verdwijnt het werk dat niemand leuk vond. De tijd die vrijkomt gaat naar dingen waar wel een mens voor nodig is. Dat is geen mooie formulering maar wat we zien gebeuren.
Kan ik klein beginnen?
Zo werken wij het liefst. Eén handeling weghalen, in gebruik nemen, kijken wat het oplevert. Waar u begint als u nog geen idee heeft, staat in administratie automatiseren.
Wij werken nu in Excel. Is dat hetzelfde verhaal?
Deels. Een bestand dat is uitgegroeid tot een stuk bedrijfsvoering is een eigen vraagstuk; wanneer dat moment is aangebroken, staat in van Excel naar een webapplicatie.
Zit er in uw week iets dat elke keer hetzelfde is?
Bel of mail gerust. Wij komen langs of bellen door om te horen hoe uw week eruitziet, en dat kost u niets. Blijkt het niet de moeite waard om te automatiseren, dan zeggen we dat ook.