Wie zijn administratie wil automatiseren, gaat meestal eerst een pakket zoeken. Dat is begrijpelijk en het is bijna altijd de verkeerde volgorde, want dan kiest u gereedschap voordat u weet wat u wilt oplossen.
Er is een kortere weg, en die begint met één vraag: welke gegevens typt u over van de ene plek naar de andere? Dat is namelijk het werk dat een computer gratis doet en dat u nu betaalt.
Overtypen is bijna altijd de grootste post
Het valt niet op omdat het in stukjes gaat. Een bestelling die in de webshop staat en 's avonds in de boekhouding wordt gezet. Uren die op een briefje staan en later in een systeem. Een aanvraag die per mail binnenkomt en die iemand overneemt in een lijst.
Elke keer duurt het een paar minuten, dus het voelt niet als een probleem. Tel het op over een jaar en het is een substantiële post. En het gaat fout, ook bij mensen die goed opletten, omdat overtypen precies het soort werk is waar de aandacht bij wegzakt.
Bij een familiebedrijf met een showroom en een webshop lag er elke avond een stapel winkelverkopen die in de administratie moest. Toen dat eenmaal automatisch ging, scheelde dat ongeveer twee uur per dag. Het bijzondere is dat dit niet de opdracht was: die ging over de webshop. Het kwam boven tijdens het uitvragen van de werkdag. Dat verhaal staat uitgeschreven op maatwerk webapplicaties.
Vier stappen, in deze volgorde
1. Schrijf een week lang op wat u met de hand doet. Niet uitgebreid, gewoon een regel per keer. Na vijf dagen ziet u waar het zit, en dat is bijna nooit waar u dacht.
2. Zoek de dubbelingen. Elk gegeven dat u twee keer invoert, is een kandidaat. Begin bij het gegeven dat het vaakst voorkomt, niet bij het gegeven dat u het meest irriteert.
3. Kijk eerst wat uw huidige pakketten al kunnen. Veel boekhoud-, kassa- en planningssoftware heeft koppelingen en automatiseringen die ongebruikt in de instellingen staan. Dat is zelden zo mooi als iets eigens, maar het kost u niets extra en het is een systeem minder om te onderhouden. Dat is het eerste waar wij naar vragen als iemand met zo'n wens komt.
4. Pas daarna iets laten bouwen. En dan het onderdeel dat het meeste terugverdient, niet in één keer het geheel. Zie bedrijfsproces automatiseren.
Wat u beter niet automatiseert
Werk waar een oordeel in zit. Beoordelen of een factuur klopt, inschatten of een klant nog iets nodig heeft, bepalen of een uitzondering wordt toegestaan: dat blijft mensenwerk. Wat wél helpt, is die persoon alles op één scherm geven zodat het oordeel sneller gaat.
Wat zelden voorkomt. Tien minuten per maand is twee uur per jaar. Daar bouwt u niets voor.
Een proces dat nog verandert. Zit u nog te schuiven in hoe u iets aanpakt, dan automatiseert u iets dat volgend kwartaal anders moet.
Veelgestelde vragen
Moet ik overstappen op een ander boekhoudpakket?
Meestal niet. De vraag is niet of uw huidige pakket het mooiste is, maar of het gegevens kan uitwisselen. Zie koppelingen en integraties.
Wat kost het om dit te laten bouwen?
Een eerste werkende versie begint op €2.500 en duurt enkele weken. Testen en de eerste nazorg zitten erin; het overzetten van bestaande gegevens staat apart, want dat hangt af van hoeveel het er zijn en hoe ze eruitzien. Zie tarieven.
Kan ik dit zelf met een koppeldienst regelen?
Voor eenvoudige gevallen kan dat prima, en dan moet u dat ook doen. Zodra er uitzonderingen in zitten die per geval anders lopen, wordt zo'n dienst lastiger te onderhouden dan iets dat voor u is gemaakt.
Waar begin ik als ik geen idee heb?
Bij stap 1 hierboven. Een week opschrijven kost u vrijwel niets en het maakt het gesprek daarna een stuk korter.
Onze administratie staat in Excel. Is dit hetzelfde verhaal?
Deels. Een bestand dat is uitgegroeid tot een stuk bedrijfsvoering heeft zijn eigen signalen; die staan in van Excel naar een webapplicatie.